【実例公開】海外メンバーと失敗した私が作るNotionワークスペースの教科書

多言語チームの情報共有、なぜ崩壊したのか？

皆さん、こんにちは！グローバル経営管理の専門家、カンガルです。突然ですが、皆さんは海外拠点のメンバーとの情報共有、どのように行っていますか？私は以前、とあるプロジェクトで、Notionのワークスペース運用に大失敗しました。当時、インドネシア拠点のメンバーは英語、日本チームは日本語、ドイツチームはドイツ語でページを作成。ある日、「契約書の最終版はどこ？」と問い合わせが殺到し、3時間かけて探す羽目に…。まさに、情報の墓場でした。この経験から、言語の壁が引き起こす「検索不能状態」を痛感しました。

多言語での情報共有、本当に難しいですよね。Notionを使っていても、うまく整理できないこと、よくあります。特に、複数の言語や異なる文化が混在するグローバルな環境では、共通のルールやガイドラインの必要性を感じますよね。そんな悩みを抱えている方には、こちらの記事もおすすめですよ！【2025年最新】Slack・Teams・AI専用ツール比較｜時差対応に強い非同期コミュニケーションツールはどれ？

その気持ち、よくわかります。特に、複数の言語が飛び交う環境では、ちょっとした油断が、大きな混乱を招きます。「あの時の失敗を、他の人には経験させたくない！」そんな強い思いで、この記事を書いています。

私の失敗が示す「検索不能状態」の恐怖

私の失敗例を、もう少し詳しくお話ししましょう。当時のプロジェクトでは、製品仕様書、契約書、会議議事録など、あらゆる情報をNotionで管理していました。しかし、明確なルールがなかったため、各国のメンバーが、それぞれの言語で、思い思いの場所にページを作成。例えば、”Product Spec”という英語名のページがある一方で、「製品仕様_20240301」という日本語名のページが乱立。さらに、ドイツ語の”Produktspezifikation”というページも存在する始末。これでは、必要な情報に、たどり着けるはずがありません。

確かに、Notionの検索機能は、強力です。ワークスペースの基本 にある通り、サイドバーの「検索」から、キーワードで情報を探すことができます。しかし、それは、情報が適切に整理されていることが前提です。言語が統一されておらず、タイトルもバラバラでは、検索機能も宝の持ち腐れとなってしまいます。

実際に、当時の私は、「契約書」を検索しようとして、”Contract”, “Keiyakusho”, “Vertrag”など、あらゆる言語で検索する羽目になりました。この問題は、単なる「時間の無駄」にとどまりません。重要な情報が見つからず、意思決定が遅れれば、ビジネスチャンスを逃すことにもつながりかねません。契約書周りの情報共有は本当に大切ですよね。ちなみに、AIツールで効率的に契約書をチェックする方法に興味はございませんか？こちらの記事で詳しく解説していますので、ぜひ読んでみてください！【待った！】無料AIツールで英語契約書チェックは本当に安全？グローバル担当者が知るべき光と影

データが示す、多言語チームの情報共有の落とし穴

私の失敗談は、単なる個人的な体験談ではありません。実は、多くのグローバルチームが、同様の問題に直面しています。

例えば、Notionの「チームスペース」機能を活用していない場合、情報共有の効率が著しく低下します。実際に、チームスペースを導入することで、情報共有がスムーズになり、チームの一体感が生まれた事例もあります。小さな工夫ですっきり！Notionチームスペース運用のために … チームスペースは、まさにチームの「ホーム」となる場所なのです。Teamspaces give every team a home for important work – Notion

ルールがない、もしくは不十分な場合、以下のような問題が発生します。

• 情報検索に時間がかかる: 必要な情報を見つけるのに、無駄な時間と労力を費やすことになります。
• 情報の重複が発生する: 同じような内容のページが、複数作成される可能性があります。
• 認識の齟齬が生じる: 情報の解釈が、人によって異なるため、誤解やトラブルの原因となります。

これらの問題は、グローバルチームの生産性を、大きく低下させる要因となります。特に、情報共有がスムーズにいかないと、業務全体のスピード感にも影響が出ますよね。もっと業務を効率化したい！と感じている方にはこちらの記事もおすすめです！Notionの無料テンプレート活用で業務効率化に成功した実体験を紹介しています！【えっ、Notionの無料テンプレートでここまで？ 管理職の私が業務効率化に成功した秘密、全部バラします】

グローバルチームのためのNotionルールブック：具体例で解説

では、このような問題を回避し、グローバルチームでNotionを効果的に活用するには、どうすればよいのでしょうか？その答えは、「明確なルールに基づいた、情報共有の仕組みを構築すること」です。

ここでは、私が実践している、具体的なルールをいくつか紹介します。

1. 言語ルール

• 原則として、ページのタイトルと本文は、英語で統一します。
• ただし、特定の国向けの資料など、必要に応じて、他の言語の使用を許可します。その場合でも、タイトルには、必ず[EN], [JP], [DE]などの、言語タグを付けます。

2. データベース活用ルール

• 「裁判」関連のページは、すべて「Legal Case Management」データベースに集約します。
• 「会議議事録」は、「Meeting Minutes」データベースに格納します。
• データベースの各プロパティ（日付、担当者、関連プロジェクトなど）を、明確に定義し、入力ルールを統一します。

3. 英語表現ルール

• 非ネイティブ向けに「Simplified English」を使用し、以下のルールを徹底します。
  • 1文は20単語以内
  • 受動態ではなく能動態
  • 略語は禁止（例：ASAP→By [日付]）

4. コミュニケーションルール

• Notionのコメント機能を活用し、情報共有や議論を活発化させます。
• 週に1回、オンラインミーティングを開催し、Notionの運用状況を確認します。

ルールを細かく決めすぎると、逆に使いにくくなりませんか？

確かに、ルールが多すぎると、窮屈に感じるかもしれません。重要なのは、チームにとって本当に必要なルールを、見極めることです。そのためには、定期的にルールの見直しを行い、チームメンバーの意見を、積極的に取り入れることが重要です。

これらのルールは、あくまで一例です。皆さんのチームの状況に合わせて、カスタマイズしてみてください。

実例から学ぶ、効果的なNotion運用術

ここでは、実際にNotionを効果的に活用している、企業の事例を紹介します。

• クラスメソッド：Notionのデータベース機能を活用し、社内ドキュメントを一元管理。情報検索にかかる時間を削減し、複数部署間での情報共有がスムーズになったとのこと。#4 「組織でのNotion活用事例」発表会を行いました。 in …
• Notion Labs Japan：アジア太平洋地域の営業チームを、日本語、英語、韓国語の3カ国語でサポート。Notion AIの活用により、多言語での質問に、迅速に回答できるようになったそうです。How do localize to dialects and pluricentric languages?

これらの事例から、Notionは、グローバルチームの業務効率化に、大きく貢献できることがわかります。Notion AIの活用は本当に便利ですよね。具体的にどのような活用方法があるのか気になった方は、こちらの記事でさらに詳しく解説していますので、ぜひご覧ください！【10ヵ国事業管理のプロが暴露】Notion AIコネクターで業務時間を50%削減した方法

もちろんです！例えば、Discovering Notion with Real World Examples – Almost Practicalでは、実際のユーザーによる多様な活用例が紹介されています。また、NotionマーケティングチームでのNotion活用法も非常に参考になります。

さあ、今すぐNotionで情報共有の悩みを解決しよう！

本記事では、私の失敗談を交えながら、グローバルチームにおけるNotion活用のポイントを解説してきました。「検索不能状態」は、もう過去のものです。明確なルールと、効果的な運用で、情報共有の悩みから解放されましょう！

そして、もし「Notionをチームで使ってみたい！」、「もっと効果的に活用したい！」と思われた方は、ぜひこちらからNotionを始めてみてください。

皆さんのチームの成功を、心から応援しています！

あなたならどうする？

最後に質問です。あなたのチームでは、Notionをどのように活用していますか？ぜひコメントで教えてください！