「…結局、あの英語資料、修正依頼がまた来たよ…」

火曜日の朝、技術開発部の木村さんの顔は、少しばかり疲れていた。海外の提携先との共同開発プロジェクトに関する進捗報告資料。何度も確認したはずだったが、やはり、細かなニュアンスが伝わらず、相手に意図が正確に理解されていなかったようだ。

42歳の木村さんは、長年、技術開発の最前線で革新的な技術を生み出してきた、まさに「技術畑」のエキスパート。 グローバル展開を加速する精密機器メーカーで、海外の研究機関との共同研究や、海外の技術者との技術交流など、グローバルなプロジェクトを数多く手がけています。 専門知識は誰にも負けない自信があるものの、それを英語で、しかも資料という形で正確に伝えるとなると、どうしても苦労することが多いと言います。 特に、技術的な内容を、専門外の人にも分かりやすく伝える表現力に、課題を感じています。

「…以前、技術的な詳細を詰め込みすぎて、相手を混乱させてしまったことがあったな…」

過去の反省が頭をよぎります。 数年前、海外の投資家向けに技術説明会を行った際、専門用語を多用しすぎたため、投資家になかなか技術の革新性が伝わらず、期待したほどの投資を得られなかったという苦い経験があります。 それ以来、誰にでも分かりやすい資料作りを心がけているものの、英語となると、どうしても表現が硬くなってしまったり、ニュアンスが伝わりにくくなってしまったりする、という壁にぶつかっています。

最近では、開発チームのメンバーにも外国籍のエンジニアが増え、英語でのコミュニケーションがますます重要になっています。 しかし、忙しい daily業務の中で、英語の資料作成に十分な時間を割くことができず、どうしても後回しになってしまいがちです。 管理職として、チームをまとめ、プロジェクトを成功に導くためには、的確な情報伝達が不可欠であることは理解しているものの、自身の英語力に自信がないため、どうしても不安がつきまといます。

趣味は釣り。 週末は、静かな湖畔で過ごすのが、何よりのリフレッシュになっています。 家族は妻と中学生の息子、小学生の娘。 子供たちの成長が、日々の仕事のモチベーションになっています。

「…もっとシンプルに、そして確実に、自分の意図が伝わる英語の資料を作れるようになりたい…」

今日も木村さんは、インターネットで「伝わる英語 資料」というキーワードで検索しています。

この記事は、かつての私、そして今のあなたのように、グローバルビジネスの現場で、「言いたいことがなかなか伝わらない…」というもどかしさを感じているビジネスパーソンに向けて書きました。 英語力に自信がないからと諦める必要はありません。「伝わる」資料作りの秘訣を知れば、あなたのメッセージは、必ず世界に届きます。 さあ、「伝わる英語資料」作成の極意を、一緒に紐解いていきましょう！

なぜ、あなたの英語資料は「スルー」されてしまうのか？

突然ですが、木村さん、あなたは心を込めて作った英語資料が、海外の同僚や取引先に、 正しく理解されないことはありませんか？（ちゃんと読まれずに、ただスルーされてしまう経験はありませんか？）

グローバルビジネスの現場では、日々、膨大な量の情報がやり取りされています。 その中で、あなたの資料が相手の目に留まり、内容を理解してもらい、行動に繋げてもらうためには、単に英語で書かれているだけでは不十分なのです。 そこには、「伝わる」ための明確な理由が必要となります。

1. 目的が不明確な「自己満足」資料

資料を作成する目的が曖昧なまま、ただ情報を詰め込んだだけの資料は、読者にとって「何が言いたいのか分からない」と感じさせてしまいます。 結果として、最後まで読んでもらえず、スルーされてしまう可能性が高くなります。 資料は、明確な目的を持って作成することが重要です。

2. 情報過多で「読む気が失せる」資料

あれもこれもと情報を詰め込みすぎた資料は、読者にとって負担となり、「読むのが面倒くさい」と思われてしまいます。 本当に伝えたいメッセージが埋もれてしまい、結果として、重要なポイントが伝わらないまま、スルーされてしまうことがあります。 情報の取捨選択が重要です。

3. 論理構成が不明瞭な「迷子」資料

資料全体の構成が整理されておらず、論理の繋がりが見えない資料は、読者を混乱させてしまいます。 読者は、資料を読み進めるうちに「結局、何が言いたいんだっけ？」と迷子になってしまい、途中で読むのを諦めてしまうことがあります。 論理的な構成を意識することが不可欠です。

4. 英語表現が不自然で「理解に苦しむ」資料

文法的な誤りが多いだけでなく、ビジネスシーンで不適切な表現や、不自然な言い回しが多用されている資料は、読者にストレスを与え、内容理解の妨げになります。 結果として、「読むのが疲れる」と思われ、最後まで読んでもらえないことがあります。 自然な英語表現を心がけることが重要です。 どのように表現すればより伝わるのか悩んだ際は、こんな記事もありますよ！【その英語、本当に伝わってる？グローバルビジネスを成功に導く「表現力」の磨き方】

5. 視覚的要素が少なく「地味で退屈」な資料

文字ばかりが羅列された資料は、読者の興味を引かず、退屈な印象を与えてしまいます。 視覚的な要素が少ない資料は、内容が頭に入ってきにくく、読者の集中力を低下させ、結果として、スルーされてしまうことがあります。 視覚的な要素の活用が重要です。

木村さんの心の声：「…耳が痛いな。まさに、自分の作ってきた資料に当てはまることが多い…」

【今日から激変】相手の心にズドン！「伝わる英語資料」作成 7つの鉄則

では、一体どのようにすれば、あなたの英語資料は、読者の心に響き、行動を促す、「伝わる」資料へと生まれ変わるのでしょうか？ 私が長年の試行錯誤の末にたどり着いた、「伝わる英語資料」作成 7つの鉄則をご紹介します。

鉄則1： 資料作成の「One Big Idea」を決める

資料作成に取り掛かる前に、「この資料で最も伝えたいことは何か？」という「One Big Idea（たった一つの重要な考え）」を明確にしましょう。 資料全体の軸となるメッセージを定めることで、内容に一貫性が生まれ、読者に最も伝えたいことが確実に伝わるようになります。

鉄則2： 読み手の「知りたい」に徹底的に寄り添う

資料は、自分の言いたいことを一方的に伝えるものではありません。 読み手が「何を知りたいのか」「どんな情報を必要としているのか」を徹底的に考え、読み手のニーズに沿った情報を提供することが、「伝わる」資料作成の fundamental な要素です。 読み手の立場になって、資料の構成や内容を検討しましょう。

鉄則3： 情報を「整理・構造化」する技術

情報を闇雲に並べるのではなく、論理的に整理し、構造化することで、資料の理解度が飛躍的に向上します。 見出し、小見出し、箇条書き、ナンバリングなどを効果的に活用し、情報の階層構造を明確にすることで、読者はスムーズに内容を理解することができます。

鉄則4： 「Simple is Best」をでも貫く

複雑な構文や難しい単語は避け、シンプルで分かりやすい英語で記述することを心がけましょう。 短い文章を使い、一つの文に一つのメッセージを込め

ましょう。 専門用語を使う場合は、定義や説明を加えるなど、読者への配慮を忘れないようにしましょう。 こんな記事もありますよ！【もう資料作りで徹夜は卒業！グローバルを動かす 英語ビジネス資料作成術】 Simple is Best は、英語の資料作成においても普遍の真理です。

鉄則5： 視覚的要素を「効果的な味方」にする

グラフ、図、イラスト、写真などの視覚的要素は、情報を分かりやすく伝え、読者の興味を引くための強力なツールです。 単に画像を挿入するだけでなく、伝えたいメッセージに合わせて適切な視覚要素を選び、効果的に配置することで、資料の訴求力を高めることができます。 One picture is worth a thousand words. (百聞は一見に如かず) という言葉を意識しましょう。

鉄則6： 「ストーリー」で 読者を引き込む

資料全体を、起承転結のあるストーリーとして構成することで、読者の興味を引きつけ、飽きさせずに最後まで読んでもらうことができます。 データや事実を羅列するだけでなく、事例やエピソードを交えながら、物語を語るように情報を伝えることで、読者の記憶にも残りやすくなります。

鉄則7： 徹底的な「推敲」で磨き上げる

資料作成が終わったら、必ず時間を置いてから、客観的な視点で資料全体を見直しましょう。 文法やスペルミスだけでなく、表現の曖昧さや論理の飛躍など、改善点を見つけ出し、徹底的に推敲することで、資料のクオリティを格段に向上させることができます。 推敲は、資料作成の最後の、そして最も重要な仕上げです。

木村さんの心の声：「…よし、これらの鉄則を意識して、次の資料作成に臨んでみよう。」

【今日から実践】「伝わる英語資料」作成のための３ステップ

「伝わる英語資料」を作成するための道のりは、決して遠くありません。 今日からすぐに始められる、具体的な３つのステップをご紹介します。

ステップ１： 資料作成の「設計図」を描く

資料作成に取り掛かる前に、まずは資料全体の構成や流れをまとめた「設計図」を作成しましょう。 One Big Idea を中心に、どのような情報を、どのような順番で伝えるかを明確にすることで、資料作成の方向性が定まり、迷うことなく作業を進めることができます。 PowerPoint のアウトライン機能などを活用するのも有効です。

ステップ２： 「完璧」よりも「まず完成」を目指す

最初から完璧な資料を目指すのではなく、まずは全体のアウトラインを作成し、必要な情報を埋めていくことを優先しましょう。 細かな表現やデザインは後から修正することができます。 まずは「完成」させることを目標にすることで、心理的なハードルが下がり、スムーズに作業を進めることができます。

ステップ３： 積極的に「フィードバック」を求める

完成した資料は、同僚や上司、あるいは英語に堪能な人に積極的にフィードバックを求めましょう。 第三者の視点から意見をもらうことで、自分では気づかなかった改善点や、より効果的な表現方法を発見することができます。 フィードバックを真摯に受け止め、改善に繋げることで、資料のクオリティは確実に向上します。

木村さんの心の声：「まずは、簡単な資料から、設計図を描く練習をしてみよう。」

まとめ：「伝わる英語資料」で、グローバルビジネスを成功に導く

今回の記事では、グローバルビジネスで差をつけるための「伝わる英語資料」作成の極意について解説しました。 ７つの鉄則と３つのステップを実践することで、あなたの英語資料は、単なる情報の羅列ではなく、相手の心に響き、行動を促す、強力なコミュニケーションツールへと進化します。

木村さん、そして、この記事を読んでいるあなた。 今日から、「伝わる英語資料」を武器に、グローバルビジネスの舞台で、あなたのメッセージを力強く発信し、成功を掴み取りましょう！

さあ、「伝わる英語資料」で、グローバルビジネスの新たな扉を開きましょう！

この記事が、あなたの「伝わる英語資料」作成の一助となれば幸いです。ぜひ、SNS でシェアしてください！